Manual
de Actuación y buenas prácticas
2013
Acordada
7731 del 12/12/2011 Circ. 143/2011 DGSA
DIJO
I)
que el Programa de
Fortalecimiento del Sistema Judicial Uruguayo ha puesto a
consideración de la Corporación el “Manual
de actuación y buenas prácticas” confeccionado.
II)
que el Manual
contempla los principios orientadores de la nueva forma de gestión a
través del expediente electrónico y la correcta utilización del
nuevo sistema (SGT);
III)
que se ha sugerido que
las Sedes comprendidas en la implantación del SGT, ante la duda en
la aplicación, tanto de los aspectos contemplados como otros, no
incluidos en el Manual, deberán realizar consulta al PROFOSJU
a los efectos de recibir
la indicación correspondiente a la correcta utilización del
sistema;
ATENTO:
a ello LA
SUPREMA CORTE DE JUSTICIA RESUELVE
1°.-
Apruébase el “Manual
de actuación y buenas prácticas” que
a continuación se transcribe:
“MANUAL
DE BUENAS PRÁCTICAS
1.
Introducción y generalidades:
La
SCJ ha resuelto implantar un nuevo
modelo de gestión para
la actividad judicial.
Este
modelo se concreta a través de un nuevo software que soporta o hace
posible la tramitación de los procesos judiciales de acuerdo con el
modelo de gestión de tribunales (SGT), aprobado por Resolución nº
67/2008.
Las
principales definiciones adoptadas por la SCJ al momento de definir
el modelo para su gestión, fueron: identificación única de
procesos y de documentos; firma digital; actuaciones y expediente
electrónico; comunicaciones electrónicas; consulta web de los
procesos judiciales; ingreso web de asuntos.
El
SGT se basa en tres pilares fundamentales:
a)
expediente electrónico,
b)
infraestructura jurídica o tramitación guiada,
c)
flujos de trabajos pre-definidos (workflow)
El
éxito del nuevo modelo depende de la correcta implantación de sus
componentes así como de la correcta interpretación, concientización
y uso que los usuarios realicen del sistema implantado.
a)
El primer pilar tiene
reconocimiento legal.
Expediente
electrónico: de
acuerdo con lo establecido por la Ley n° 18.237, se autoriza su uso
en todos los procesos judiciales que se tramitan ante el Poder
Judicial con idéntica eficacia jurídica y valor probatorio que sus
equivalentes convencionales. Asimismo se faculta a la Suprema Corte
de Justicia para reglamentar su uso y disponer su gradual
implantación.
Toda
actuación electrónica requiere de firma electrónica. Esta también
tiene reconocimiento legal específico para los procesos judiciales
(Ley n° 18.237). A través de la firma electrónica se asegura la
integridad e inalterabilidad del contenido y la identidad y autoría
del firmante.
La
integridad e inalterabilidad garantiza que el documento visualizado,
coincida con el documento emitido.
Ventajas
de la tramitación electrónica:
_
Aumento de garantías de respaldo y conservación de los documentos
electrónicos.
_
Accesibilidad simultánea y remota de los documentos electrónicos.
_
Disminución de la cantidad de papel usada.
_
Disminución de los espacios destinados a archivo.
_
Aumento de la seguridad de los documentos electrónicos: usuarios,
permisos, firma por el SGT, firma digital para alguaciles, actuarios,
jueces y ministros.
_
Roles y permisos predefinidos y asignados.
Rol:
Un
rol es una acción o un conjunto de acciones que se asigna a un
perfil funcional. Por ejemplo, quien confecciona oficios; quien
recibe escritos; etc.
Los
roles son asignados a una o varias personas y una persona puede tener
asignado uno o varios roles. Por ejemplo, quien confecciona oficios
puede también tener asignado el rol de realizar cedulones. O quien
recibe escritos en baranda también puede notificar en la sede.
Como
contrapartida de ello, quien no tiene asignado un rol no puede
asumirlo. El sistema se lo impide. El ejemplo más típico es que el
funcionario que realiza oficios no puede firmarlos. Los Actuarios
pueden firmar los mandatos verbales pero no los decretos.
La
asignación de roles a cada funcionario debe ser definida por el
Actuario de la sede u oficina.
Perfiles:
Junto
con el modelo de gestión, se han definido perfiles funcionales que
son agrupaciones de roles. Por ejemplo, el perfil “Receptor”
agrupa todos los roles que deberían asignarse al funcionario que
cumple las tareas de receptor. Otros ejemplos de perfiles serían:
Jefe de Despacho, Alguacil, Oficiador o Notificador.
Si
bien el sistema brinda toda la flexibilidad para asignar roles,
resulta un buena práctica respetar la asignación de perfiles ya
definida. Esto asegura una mejor distribución de la carga de trabajo
en la oficina y un proceso de implantación preciso y más eficiente.
b)
El segundo pilar del
nuevo modelo también tiene reconocimiento legal y refiere a la
infraestructura
jurídica o tramitación guiada.
El
art. 461 de la Ley n° 17.296 dispone:“Establécese que serán de
utilización preceptiva por parte de las oficinas judiciales aquellos
modelos suministrados por la SCJ, referidos a actuaciones de carácter
instrumental y de empleo permanente en la secuencia procesal cumplida
en la gestión jurisdiccional de que se trate, a efectos de alcanzar
la uniformidad documental requerida para la sistematización
informática del servicio.
Entiéndese
por tales aquellas actuaciones vinculadas a la opción de actos de
mero trámite, actos de comunicación, así como de confección de
oficios.
Los
modelos de actuación referidos, elaborados conforme al procedimiento
establecido al respecto en su oportunidad, serán proporcionados por
la SCJ en las condiciones y forma que a tal efecto la misma
reglamentará.” Los modelos que refiere la norma legal son
proporcionados por el SGT a través del módulo “Infraestructura
Jurídica” incorporado en la barra de herramientas del editor de
texto OpenWriter.
La
eficaz implantación del nuevo modelo depende de la utilización de
la Infraestructura Jurídica, de la cual se derivan automáticamente
las consecuencias administrativas de la decisión judicial adoptada
(flujos de trabajos pre-definidos para la oficina). Debe entenderse
que cuando se seleccionan las partes que componen una decisión
judicial (hitos y sus componentes si correspondiere), no sólo se
está eligiendo el texto que se incrusta en un decreto, mandato
verbal, resolución, sentencia o acta de audiencia, sino que también
se están indicando las tareas derivadas de la decisión adoptada
que, deberá realizar la oficina (oficio, cedulón, diligencia,
etc.).
c)
El tercer pilar del
modelo lo constituyen los flujos
de trabajos pre-definidos (workflow).
El
módulo “Infraestructura Jurídica” contempla los flujos o rutas
de trámite de todos los procesos (jurisdiccionales y
administrativos) correspondientes a todas las estructura (proceso
ordinario; proceso extraordinario; proceso incidental; tercería;
procesos preparatorios; etc.).
Al
mismo tiempo, dentro de cada estructura se contempla también el
flujo de cada asunto que tramita por ella (dentro del proceso
ordinario un cobro de pesos, una prescripción, un divorcio etc.).
A
la vez, cada asunto tiene asociadas y disponibles para su utilización
todas las posibles decisiones judiciales correspondientes a cada
etapa del mismo.
Dentro
de cada expediente, se agrupan los asuntos que tramitan por una
estructura procesal determinada. De este modo, en cada expediente se
puede tramitar varios grupos de asuntos.
Resulta
indispensable que se definan estos grupos de asuntos dentro del SGT
para operar correctamente el sistema. Por ejemplo, un grupo de
asuntos podría estar constituido por una reclamación por Daños y
perjuicios (de estructura ordinaria); un Reconocimiento de Firma (de
estructura Diligencias Preparatorias) y una Auxiliatoria de Pobreza.
Cada
decisión judicial tiene predefinidas las consecuencias que de ella
se derivan. Y cada consecuencia tiene también preestablecido su
flujo (por ejemplo un oficio tiene, además del texto
correspondiente, predefinidos todos los pasos necesarios: su
confección, firma y envió o retiro). Similar proceder se ha
observado e incorporado a la Infraestructura Jurídica para todas las
posibles actuaciones administrativas que se cumplen en la sede
(informes actuariales, aceptación de cargos de peritos, etc).
Cada
uno de los pasos o secuencia de pasos que deben seguirse en las
tareas administrativas, también tienen asociado un rol o varios
roles que deben cumplirlas.
Esto
es, quien o quienes están autorizados a cumplir cada tarea.
Buenas
Prácticas
Carga
de datos
El
funcionamiento eficiente del SGT (comportamiento de los flujos de
trabajo e inclusión automática de datos en los documentos emitidos)
depende del ingreso al sistema de los datos en forma oportuna. Los
datos deben cargarse en el software SGT tan pronto como se conocen o
se producen.
Al
ingresar un expediente (en el pre-ingreso web, en ORDA o en las
sedes) deben cargase todos los datos requeridos al SGT. Esto incluye
nombres, documento de identidad y domicilios de los involucrados (por
ejemplo: partes, patrocinantes, testigos, etc.) y asociaciones entre
los datos (por ejemplo: deberá asociarse el letrado patrocinante a
la persona a quien patrocina).
Bandeja
de entrada
El
SGT utiliza el concepto de “Bandeja de entrada” para distribuir
el trabajo en la oficina. De uso similar al correo electrónico, en
el SGT, los mensajes son las tareas u órdenes de trabajo que cada
usuario del sistema (juez, actuario, funcionario, etc debe realizar y
a medida que las va recibiendo en su bandeja.
La
“Bandeja de entrada”, es de uso personal.
Una
vez ejecutada una tarea e indicado en el SGT que se ha concluido con
la misma, se enviará a su siguiente destino automáticamente para
que continúe el flujo de trabajo definido en el sistema luego de
firmada la decisión judicial que le dio origen. Si la tarea que
recibe el usuario, es parte de un Flujo de Trabajo (sucesión
secuencial de tareas), mientras el usuario no la finaliza y la envía
a su próximo destino, ésta quedará como pendiente en su bandeja de
entrada.
El
SGT registrará las fechas de recibida y de finalizada de cada una de
las tareas. La fecha que el usuario recibió la tarea así como la
fecha en que la termina y envía al siguiente usuario quedan
inamovible.
Esta
herramienta, permite al jerarca administrativo de cada oficina tener
la información objetiva y exacta de las tareas que cada funcionario
tiene asignadas y el momento de su cumplimiento. Ello le ayudará a
controlar la gestión y a tomar las medidas que entienda apropiadas.
Registro
de actuaciones
Todo
registro y/o documento de un expediente judicial debe generarse en el
SGT.
El
documento original es el generado en el SGT y no debe imprimirse. La
excepción a esta regla es la de los documentos generados por las
partes o intervinientes externos a las oficinas con SGT implantado
(por ejemplo: los escritos presentados por las partes).
Las
notificaciones en baranda, aceptación de cargo o similares, se
confeccionaran en el SGT, se imprimirán y se firmaran en forma
autógrafa por el interesado.
Legajos
Los
legajos de los documentos electrónicos son también electrónicos y
no deben imprimirse (por ejemplo: decreteros de mero trámite, de
sentencias, legajos de audiencias, oficios, cedulones, etc.). En
consecuencia, no se llevarán legajos en soporte papel, de estos
documentos.
Copias
de actuaciones electrónicas
Las
actuaciones electrónicas (audiencias, sentencias, decretos, oficios,
cedulones, etc.) se visualizan a través de la página web- Consulta
de expedientes- indicando la IUE correspondiente. En consecuencia,
los interesados pueden acceder al contenido de dichas actuaciones
mediante esta modalidad y no será necesario que sean proporcionadas
por la sede en forma impresa o soporte papel. El interesado, si así
lo desea, puede obtener personal e independientemente copia en
soporte papel de dichas actuaciones a través de la consulta web.
Información
sobre los procesos
La
información sobre el estado de los procesos tramitados en el SGT
está disponible en la web. El funcionario debe alertar e instruir al
usuario externo a los efectos de optimizar la utilización y
aprovechamiento de este recurso. El acceso a la documentación e
información en la sede, será realizada en forma centralizada.
Recepción
de escritos
El
flujo de la recepción de escritos está predefinido en el SGT.
Ingresado un escrito en la sede, se confeccionarán las notas de
rigor (recibido, toma de razón según corresponda) y se enviará la
tarea a la oficina actuaria a través del SGT para su control y firma
en tiempo real.
El
SGT no prevé registrar un movimiento “escrito en bandeja” o
similar.-”
2º.-
Comuníquese.-”
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