CANAL DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

CANAL DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL: 2014
Circ. 65/2014 DGSA Acordada 7801:
1º.- Apruébase es siguiente Protocolo de Funcionamiento del Canal de Comunicación Institucional del Poder Judicial:
Articulo 1.- El Canal de Comunicación institucional, será utilizado para las reuniones que dentro de su desarrollo requerirán soporte tecnológico, como complemento de comunicación a la actividad a desarrollar.  Artículo 2.- Para su uso, regirá la prioridad jerárquica de los despachos de los Ministros de la Suprema Corte de Justicia, así como para la Dirección General de los Servicios Administrativos y las dependencias que así lo requieran, según las disposiciones de su protocolo de uso. Articulo 3.- Mientras se desarrolle la actividad, el funcionario encargado del apoyo a la misma se encontrará presente conjuntamente con un funcionario de la dependencia que solicita el uso del Canal, con excepción de las entrevistas realizadas por las Defensorías donde la presencia del funcionario de apoyo estará determinado por quienes indiquen los profesionales responsables. Articulo 4.- Los usuarios deberán solicitar el Canal de Comunicación Institucional, con precisión de las sedes que participarán en la videoconferencia, preferentemente con 5 días de anticipación, salvo en aquellos casos en que su uso sea inminente. Para su reserva de deberá proceder de acuerdo con la Circular n° 155/2013 de fecha 1° de noviembre de 2013, exclusivamente en forma electrónica. (Anexo D). Se deberá indicar claramente la persona que solicita el Canal a efectos de coordinar y hacer las verificaciones correspondientes para el uso del mismo. Por ningún motivo el Canal de Comunicación puede funcionar en la ausencia de un responsable de los equipos. Si durante la sesión se va a mostrar una presentación informatizada (PowerPoint, gráficos...) se deberá adjuntar la misma, una vez coordinada la solicitud, a fin de estudiar su viabilidad, formato, tamaño, etc. y corregirla si fuera necesario. Artículo 5.- La capacitación necesaria para el uso adecuado del equipamiento para videoconferencias, pantallas LED, sonido, luces, micrófonos, manejo del control de la mesa, cámara y controles remotos, conexión de laptop y demás componentes, lo brindará División Informática, al/los funcionarios encargados que designen a estos efectos, así como a los funcionarios que designen los responsables de cada Sala en el Interior y otras oficinas incorporadas al sistema.- Articulo 6.- En el caso de requerir el uso de videoconferencia, División Informática, tendrá que probar previamente el uso de los enlaces y de los equipos, con un tiempo de anticipación que va desde 2 a 3 horas hasta 24 horas, previos al uso, dependiendo del lugar con que se va a contactar, a efectos de poder especificar el tipo de conexión y suministro de dirección IP u URL, etc.  Artículo 7.- En el caso de la Sala García Otero, no se permite ingerir alimentos y bebidas sobre la mesa principal salvo agua embotellada; ya que cualquier derrame sobre las conexiones a la corriente eléctrica o a los equipos de video y red de datos puede comprometer su utilización. En las demás Salas, el jerarca adoptará las medidas correspondientes. Artículo 8.- En el caso de la Sala García Otero, terminada la actividad, el funcionario encargado deberá controlar el estado general de la sala: luces apagadas, pantalla plegadas a la pared, equipos y aire acondicionado debidamente apagados, cámara con su correspondiente tapa, controles remotos y micrófono inalámbrico guardados en el lugar previsto para los mismos y revisar previamente que no tengan algún obstáculo que puedan dañarlos, así como que las puertas de la sala queden debidamente cerradas. Las demás Sedes, deberán cumplir con las tareas referidas en cuanto al equipamiento instalado. Artículo 9.- En el caso de la Sala García Otero, ningún componente ni mueble deberá salir de la sala, para ser utilizado en otro lugar y sólo en forma excepcional podrá ser autorizado por el Jerarca, mediante un documento respaldado por escrito. En las demás Sedes el Jerarca dispondrá las medidas pertinentes. Artículo 10.- En caso de pérdida, daño o deterioro del equipamiento tecnológico, el funcionario responsable deberá reportar inmediatamente a División Informática para que se proceda con el trámite correspondiente, enviando el informe a la mencionada División y a la Dirección General de los Servicios Administrativos. Artículo 11.- Cualquier otro asunto no contemplado en este Protocolo, será estudiado por la Comisión de Trabajo designada por la Dirección General de los Servicios Administrativos para elaborar el presente Protocolo y elevada la propuesta de solución a la superioridad para su resolución. Artículo 12.- Por seguridad el acceso a la Sala Dr. Nelson García Otero, será restringido de acuerdo con el siguiente criterio: funcionarios responsables designados por Recursos Humanos en Montevideo, Centro de Estudios Judiciales del Uruguay, Sector Capacitación y División Informática, para el manejo de los equipos. El personal de limpieza del edificio, deberá estar debidamente individualizado y designados en la lista registro incorporada en el Anexo A de este protocolo. Para las restantes Sedes la seguridad de la Sala estará a cargo del Jerarca correspondiente. Artículo 13.- En el caso de la Sala García Otero, SECAP tendrá la responsabilidad de gestionar el calendario para los diferentes usuarios, para lo cual deberá tener a disposición un calendario particular, sin perjuicio de la decisión de la Suprema Corte de Justicia en otro sentido.
Artículo 14.- Los encargados del uso del Canal de Comunicación o Sala, llevará un control de inventario con dos copias, de los componentes del sistema debiendo comunicar de forma inmediata cualquier tipo de desperfecto o incidente técnico a División Informática. Artículo 15.- División Informática tendrá la responsabilidad de configurar los equipos para el mejor aprovechamiento de los mismos, por lo tanto, ninguna persona está autorizada para realizar cambios de configuración sin que en ella participe el responsable de la mencionada División. El apoyo del Canal de Comunicación y Salas será proporcionado por las personas designadas por División Recursos Humanos o el Jerarca de la Sede, quienes estarán debidamente capacitados por División Informática. Artículo 16.- División Informática tendrá a disposición, en días hábiles y en horario de oficina o eventualmente en el horario de la actividad que requiera el uso del equipamiento tecnológico, una persona encargada de atender todas las consultas sobre el manejo del Canal o Salas que tengan los funcionarios asignados para manejo de los equipos. Artículo 17.- División Informática asistirá al/los encargado/s del manejo del Canal de Comunicación, sistema de pruebas previas a una videoconferencia o en el uso normal de los equipos de la sala, si fuere necesario. Artículo 18.- División Informática tendrá relación directa con el proveedor de los equipos en aquellos casos de deficiencias y/o aplicación de garantías o reparación. Artículo 19.- La tarea de limpieza del material tecnológico, se asigna a cada responsable de los equipos, a quién División Informática capacitará para esta tarea, utilizando los elementos apropiados de manera obligatoria. Además de la limpieza, el funcionario a cargo de ella, tendrá la responsabilidad de verificar que se cuente siempre con los insumos necesarios tales como: pilas para los controles y micrófonos entre otros.
Artículo 20.- Descripción de las Salas: • Las Salas para cursos y videoconferencias ubicadas en las capitales departamentales estarán constituidas desde el punto de vista tecnológico de una Pantalla LED, un equipo para video conferencia constituido por una cámara, un micrófono de mesa triangular, un equipo de trasmisión y recepción y 2 controles remotos, debidamente instalados. Desde el punto de vista de infraestructura; mesas y sillas de acuerdo a las necesidades de las trasmisiones a efectuarse. ▪ Las Salas de videoconferencia instaladas en los establecimientos de rehabilitación estarán constituidas desde el punto de vista tecnológico de una Pantalla LED, un equipo para video conferencia constituido por una cámara, un micrófono de mesa triangular, un equipo de trasmisión y recepción y 2 controles remotos, debidamente instalados. El mobiliario será el que determine el jerarca del Ministerio del Interior responsable del establecimiento. • La Sala instalada en el CEJU estará constituida desde el punto de vista tecnológico de una Pantalla LED, un equipo para video conferencia constituido por una cámara, un micrófono de mesa triangular, un equipo de trasmisión y recepción y 2 controles remotos, debidamente instalados. El mobiliario será el previsto para la Sala por las autoridades del CEJU.- Artículo 21.- El funcionamiento del servicio estará bajo la supervisión y control de la Secretaria Letrada de la Corporación.-
2°.- Aprobar los Anexos adjuntos los que se consideran parte integrante de la presente.-